STAN PRAWNY NA 25 PAŹDZIERNIKA 2019 Odejście pracownika na emeryturę – obowiązki pracodawcy Opracował i zaktualizował: Marcin Majchrzak, radca prawny, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. z 2011 r. Nr 237 poz. 1412), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.). Na dyrektorze szkoły, jako kierowniku zakładu pracy dla zatrudnionych nauczycieli, spoczywa szereg obowiązków kadrowych. Wśród nich znajdują się obowiązki związane z przejściem nauczyciela na emeryturę. Dyrektor powinien przede wszystkim pomóc mu w zgromadzeniu niezbędnej dokumentacji, a także dopilnować wypłacenia odprawy emerytalnej. Co musi, a co może zrobić dyrektor? Podstawowe obowiązki pracodawcy związane z przejściem pracownika na emeryturę zostały określone w art. 125 Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiązany do: • współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia, • wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości, • przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę, z uwzględnieniem art. 182 ww. Ustawy. Artykuł 182 ww. Ustawy określa, kto i gdzie powinien zgłosić wniosek o emeryturę. W przypadku: • urodzonych po 31 grudnia 1948 r., przechodzących na emeryturę po osiągnięciu powszechnego wieku emerytalnego, dyrektor nie będzie musiał w imieniu nauczyciela przygotowywać wniosku o emeryturę oraz przedkładać go organowi rentowemu (nauczyciel w takim przypadku powinien osobiście złożyć ten wniosek w organie rentowym, przy czym dyrektor może pomóc w wypełnieniu wniosku), • w przypadku nauczycieli przechodzących na nauczycielską emeryturę bez względu na wiek, na podstawie art. 88 Karty nauczyciela, dyrektor może zostać przez nich zobowiązany do przygotowania w ich imieniu wniosku o emeryturę i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu – nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę (choć możliwe jest również złożenie wniosku przez nauczyciela osobiście, bezpośrednio do organu rentowego, bez korzystania z pośrednictwa pracodawcy). Powyższe obowiązki mają zastosowanie w stosunkach pracodawca–pracownik, co oznacza, że dyrektor nie ma obowiązku stosować się do nich w przypadku np. byłego nauczyciela. Zapamiętaj! Złożenie wniosku o emeryturę jest prawem pracownika, a dyrektor nie może zmusić go do tego bądź złożyć wniosku za niego (również w przypadku emerytury nauczycielskiej – dyrektor składa wniosek o emeryturę wyłącznie w imieniu nauczyciela, nie może tego uczynić bez jego zgody). Gromadzenie niezbędnej dokumentacji i udzielanie informacji Dyrektor jest zobowiązany do współdziałania z nauczycielem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania nauczycielowi emerytury. Oznacza to również obowiązek udzielania pracownikowi informacji w zakresie tego, czy przedstawiona przez niego dokumentacja jest wystarczająca do uzyskania świadczenia emerytalnego. Dyrektor powinien więc zwrócić uwagę, czy dokumentacja nie wpłynie np. na przyznanie emerytury w niższej wysokości lub wydanie decyzji odmownej. W celu prawidłowego wywiązania się z tego obowiązku należy mieć pewność, że dokumentacja osobowa i płacowa nauczyciela jest prowadzona w sposób prawidłowy. Obowiązek udzielania pomocy w gromadzeniu dokumentacji wiąże się z obowiązkiem określonym w art. 125a ust. 4 Ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zgodnie z którym płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, co do zasady, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. W przypadku osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. akta osobowe oraz listy płac będą przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie (art. 125a ust. 4a ww. Ustawy). Z prawidłowo prowadzonej dokumentacji pracowniczej powinno wynikać przede wszystkim: • w jakim okresie oraz wymiarze czasu pracy był zatrudniony nauczyciel, • jakie wynagrodzenie, a także inne świadczenia ze stosunku pracy były wypłacane nauczycielowi, • czy nauczyciel korzystał z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, a jeżeli tak, to w jakim wymiarze, • czy nauczyciel uległ wypadkowi przy pracy, a jeżeli tak, to czy pobierał z tego tytułu świadczenie wypadkowe. Do wniosku o emeryturę powinny zostać załączone, na podstawie § 10 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, dokumenty stwierdzające: • datę urodzenia, • okresy uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokość, • wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń, • okoliczności niezbędne do ustalenia świadczeń przysługujących z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, jeżeli umowy międzynarodowe, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, tak stanowią. Złożenie dokumentów stwierdzających powyższe okoliczności nie jest wymagane, jeżeli zostały uprzednio przedłożone w organie rentowym dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie Ustawy o emeryturach i rentach z FUS lub odrębnych przepisów. Nie należy również przedkładać dokumentów potwierdzających dane zawarte na koncie ubezpieczonego, jeżeli te dane są poprawne (§ 10 ust. 2 i 3 ww. Rozporządzenia). Do dokumentów, na podstawie których ustalane jest prawo do emerytury oraz jej wysokość (środki dowodowe), należą w szczególności: • „Informacja o okresach składkowych i nieskładkowych” (formularz ZUS ERP-6), • zaświadczenia pracodawców (świadectwa pracy) lub innego właściwego organu potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe w Polsce, • zaświadczenia pracodawców (świadectwa pracy) potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, • dokumenty potwierdzające okresy ubezpieczenia za granicą – w państwach, z którymi Polska zawarła umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym lub w państwach członkowskich UE/EFTA, • zaświadczenie pracodawcy – płatnika składek o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia, które stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w Polsce (zaświadczenie ERP-7), • legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy dotyczące okresów zatrudnienia i wysokości zarobków, • odpis aktu urodzenia dziecka, • zaświadczenie szkoły wyższej potwierdzające okres nauki i programowy tok jej trwania, • książeczka wojskowa lub zaświadczenie z Wojskowej Komendy Uzupełnień o okresie czynnej służby wojskowej. Dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do emerytury oraz obliczenia jej wysokości powinny być przedłożone w organie rentowym w oryginale (ewentualnie możliwe jest też przedłożenie poświadczonych za zgodność z oryginałem przez upoważnione podmioty kserokopii oryginalnych dokumentów). Złożenie wniosku o emeryturę wraz z wymaganą dokumentacją Prawidłowo przygotowane dokumenty (w tym dokumenty potwierdzające datę urodzenia pracownika), załączone do wniosku o przyznanie emerytury (formularz ZUS EMP), należy złożyć w oddziale ZUS-u właściwym ze względu na miejsce zamieszkania nauczyciela. Zgodnie z § 6 ust. 2 ww. Rozporządzenia w przypadku zgłaszania wniosku za pośrednictwem płatnika składek za datę zgłoszenia wniosku uważa się datę sporządzenia wniosku przez płatnika, przy czym płatnik składek powinien potwierdzić sporządzenie wniosku w określonej dacie pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej. Informacja ta jest istotna z punktu widzenia art. 125 ust. 1 pkt 3 Ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zgodnie z którym wniosek o emeryturę powinien zostać przedłożony przez pracodawcę organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę. Zgodnie z § 5 ww. Rozporządzenia wniosek o emeryturę może zostać złożony również w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS-u. Odpowiedzialność pracodawcy za niewypełnienie obowiązków Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, należy stwierdzić, że na dyrektorze, jako na podmiocie pełniącym wobec nauczyciela obowiązki pracodawcy, spoczywać będą następujące czynności i obowiązki: • sporządzenie zaświadczeń pracowniczych niezbędnych do ustalenia prawa do świadczenia emerytalnego i jego wysokości na podstawie danych znajdujących się w zasobach danej szkoły i wynikających ze stosunku pracy łączącego ją z nauczycielem, • skompletowanie i załączenie do wniosku wszelkich innych dokumentów pochodzących od innych pracodawców, jeżeli zostały one przez nauczyciela dostarczone, • wypełnienie w sposób kompletny i poprawny wniosku o emeryturę, w tym zebranie we własnym zakresie niezbędnych informacji – gdy szkoła jest zobowiązana do pośredniczenia w złożeniu wniosku do ZUS-u, • udzielanie nauczycielowi informacji koniecznych do prawidłowego wypełnienia wniosku – zwłaszcza, gdy szkoła nie ma obowiązku pośredniczenia w złożeniu wniosku o emeryturę, • udzielenie informacji na temat dokumentów i okoliczności, które powinny być ustalone przez nauczyciela, aby wniosek złożony do organu rentowego był skuteczny. Wypełnienie spoczywających na dyrektorze powyższych obowiązków jest o tyle istotne, że ich niedopełnienie może być przedmiotem późniejszych roszczeń cywilnoprawnych ze strony nauczyciela. Przykładowo, zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 25 kwietnia 2008 r. (I PK 245/07), pominięcie w zaświadczeniu o zarobkach wydanym na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 1 Ustawy o emeryturach i rentach z FUS premii przysługującej pracownikowi według dokumentów zawartych w jego aktach osobowych, bez podjęcia próby wyjaśnienia, czy pracownik premię tę otrzymywał, oraz bez powiadomienia go o takim pominięciu, świadczy o nienależytym wykonaniu zobowiązania z winy pracodawcy (art. 471 Kodeksu cywilnego). Możliwe jest również pociągnięcie pracodawcy do odpowiedzialności deliktowej (art. 415 k.c.), jeżeli naruszenia w ustaleniu prawa do emerytury były spowodowane zawinionym i bezprawnym czynem pracodawcy (np. podrabianiem bądź przerabianiem dokumentacji pracowniczej). Odprawa emerytalna Kolejnym obowiązkiem dyrektora w związku z przechodzeniem nauczyciela na emeryturę jest konieczność wypłacenia mu odprawy emerytalnej. Przysługuje ona zarówno nauczycielom zatrudnionym w jednostkach publicznych, jak i niepublicznych – jednakże w różnych wysokościach oraz na podstawie różnych przepisów. W przypadku nauczycieli zatrudnionych w jednostkach publicznych (w tym publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach prowadzonych przez osoby fizyczne oraz osoby prawne niebędące JST, a także przedszkolach, szkołach i placówkach niepublicznych – w przypadku nauczycieli zatrudnionych w wymiarze co najmniej 1/2 obowiązkowego wymiaru zajęć) podstawę do jej wypłacenia stanowi art. 87 KN. Zgodnie z nim nauczycielowi przysługuje odprawa emerytalna w dwóch przypadkach: • jeżeli spełniał warunki uprawniające do emerytury lub świadczenia kompensacyjnego, a jego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, jeżeli ponadto nie uzyskał z tego tytułu odprawy przewidzianej w art. 28 KN, • jeżeli spełniał warunki uprawniające do emerytury lub świadczenia kompensacyjnego, a jego stosunek ustał w związku z przejściem na emeryturę lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, jeżeli przepracował w szkole co najmniej 20 lat. W pierwszym przypadku nauczycielowi przysługuje odprawa w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia ostatnio pobieranego w szkole będącej podstawowym miejscem jego pracy, a w drugim przypadku – trzymiesięcznego wynagrodzenia. Powyższe przesłanki nabycia odprawy emerytalnej są od siebie niezależne, jednakże w przypadku zbiegu prawa do obu z nich przysługuje tylko jedna – korzystniejsza. Nieco dyskusyjną kwestią jest jeszcze to, czy nauczyciel może skorzystać jednocześnie z dwóch odpraw, w tym zwłaszcza z odprawy emerytalnej oraz odprawy z art. 20 ust. 2 KN przysługującej w razie zwolnienia nauczyciela z powodu likwidacji lub reorganizacji szkoły. Brzmienie art. 87 KN wskazuje, że odprawa emerytalna przysługuje wyłącznie wtedy, gdy stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę, a więc w sytuacji, gdy do rozwiązania stosunku pracy doszło z powodu likwidacji szkoły, odprawa emerytalna nie przysługiwałaby. Praktyka sądowa jest jednak odmienna, na co wskazuje orzecznictwo, zgodnie z którym oba rodzaje odpraw (z art. 20 ust. 2 i art. 87 KN) są niezależnymi od siebie świadczeniami, przysługującymi w razie spełnienia odmiennego typu warunków, a brakuje przepisów przewidujących zaliczenie jednego świadczenia na poczet drugiego. Jeżeli pracownik spełnia warunki do uzyskania dwóch różnych świadczeń, to nabywa do nich prawo, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Nauczycielom zatrudnionym w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach, prowadzonych przez osoby fizyczne oraz osoby prawne niebędące JST, a także w przedszkolach, szkołach i placówkach niepublicznych, zatrudnionym w wymiarze niższym niż 1/2 obowiązkowego wymiaru zajęć, którym nie przysługuje na podstawie art. 91b KN odprawa emerytalna z art. 87 KN, przysługuje wyłącznie odprawa emerytalna na podstawie ogólnych przepisów art. 921 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Odprawę taką można otrzymać tylko raz w karierze.