Podstawą wprowadzenia monitoringu w każdym zakładzie pracy, w tym w żłobku, jest art. 22² Kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 tej regulacji, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Wspomniany przepis (art. 22² Kodeksu pracy) dostosowany jest do potrzeb monitorowania zakładu pracy, więc pojawiają się w nim pojęcia niedotyczące żłobków, jak kontrola produkcji. Niemniej nie ma w Ustawie o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 odrębnej, właściwej dla żłobków, podstawy prawnej wprowadzenia monitoringu, czym zresztą ustawa żłobkowa różni się od regulacji Prawa oświatowego, które zawiera szczególne wobec Kodeksu pracy regulacje dotyczące monitoringu w przedszkolach czy szkołach. Regulacje te nie mogą jednak oczywiście być zastosowane w żłobkach, które nie są jednostkami organizacyjnymi systemu oświaty.

Zauważyć należy, że prowadzenie monitoringu wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych, przy czym są to nie tylko dane pracowników żłobka, czy objętych opieką dzieci, ale również dane innych osób objętych monitoringiem, przykładowo wszelkich osób odwiedzających żłobek. Zauważyć bowiem należy, że zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Zgodnie z kolei z art. 4 pkt 14 RODO „dane biometryczne” oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne. Wprowadzanie monitoringu wymaga zatem stosowania zasad ochrony danych osobowych.

Wprowadzanie monitoringu

Zgodnie z art. 22² §  2 Kodeksu pracy monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1, czyli jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz dzieci lub ochrony mienia i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych osób objętych monitoringiem, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.